¿Cuáles son las mejores prácticas para una reunión de Google Meet?

Las reunión de Google Meet son una forma importante de comunicación de nuestro mundo moderno. Estamos acostumbrados a encontrar soluciones a problemas a través de la tecnología, especialmente a través de la videoconferencia. Una reunión de Google Meet puede ser una herramienta útil para comunicar información, documentos o ideas entre equipos remotos en muchas disciplinas y trabajos. Por esta razón, es importante entender las mejores prácticas para tener una reunión de Google Meet exitosa. En esta publicación, cubriremos algunas de las mejores prácticas para realizar una reunión de Google Meet éxitoso.

1. Introducción a las Mejores Prácticas para una Reunión de Google Meet

Aprender a usar una herramienta como Google Meet de manera óptima para reuniones virtuales requiere de algunas mejores prácticas. Para asegurarnos de aprovechar Google Meet y obtener los mejores beneficios de esta coumunicación, existen varios consejos útiles que pueden ayudar a asegurar que las reuniones sean un éxito.

Es importante determinar el propósito de la reunión antes de comenzar. Esto puede incluir decidir si la reunión es para una discusión informal, una sesión en línea para llevar a cabo un workshop, o para informarme sobre el progreso de un proyecto. Esto ayudará a todos los involucrados a prepararse de manera adecuada para la reunión y a comprender con anticipación cuáles son los resultados a alcanzar.

Antes de la reunión, todos los participantes deben estar familiarizados con la herramienta y con los aspectos básicos sobre su uso. Esto hará que la sesión transcurra más rápido y con menos problemas. Por ejemplo, algunas opciones útiles incluyen el compartir pantalla, la opción de chat, y la posibilidad de invitar a participantes externos al grupo de reunión. Estos aspectos pueden ser abordados en tutoriales previos.

2. Establecer un Calendario y Horario

Una vez que comprenda cuándo y por cuánto tiempo deberá trabajar y cuáles son sus metas, es el momento de crear un calendario y horario de trabajo para que los mantenga enfocados en el intento de alcanzar sus objetivos. Para comenzar a usar un calendario y un horario significa estructurar la actividad en un plan y definir los límites.

Lo mejor es comenzar con un calendario en el que verá sus tareas que deben cumplirse a lo largo de una semana. Puede comenzar en una libreta pequeña, hacer un calendario en Word o Excel, o simplemente usar una aplicación en línea como cientos de aplicaciones. Sea cual sea su elección, asegúrese de revisar todas sus responsabilidades y tareas para cada día para poder tenerlas en un solo lugar. Es importante reservar el tiempo para descansar, trabajar y divertirse. Respectando su horario y su limitación de tareas, evitará la presión excesiva y la fatiga.

También es importante visualizar cómo se hará su trabajo. Por ejemplo, siéntese a pensar y haga una lista de tareas con prioridades. Esta lista le dará una vista general del trabajo diario y le permitirá planificar los días con una mayor claridad. Por último, se recomienda que cree un calendario con:

  • Su horario de trabajo
  • Horas de descanso
  • Horas de diversión
  • Actividades con el objetivo de alcanzar sus metas
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De esta forma podrá revisar su calendario y horario conforme las tareas vayan progresando.

3. Establecer un Objetivo y Alcance

es la etapa previa para diseñar una solución exitosa al problema. Esta sección definirá un punto de partida para la solución dando una dirección para la totalidad del proceso. Establecer objetivos es una de las principales responsabilidades de los diseñadores para iniciar el proceso.

Comenzar estableciendo un propósito para la solución le da al diseñador una dirección para guiar todos sus esfuerzos de diseño. Esto proporciona claridad a los miembros del equipo y destaca la relevancia para los intereses de la empresa. Un propósito bien definido es la base para una solución exitosa y productiva.

Establecer el alcance también es una gran responsabilidad para los diseñadores. Este paso define el ámbito de la solución y aclara el enfoque en una parte específica del proceso. El alcance brindará una dirección para tomar decisiones en momentos difíciles para un diseño exitoso. Esto ayuda a evitar el terminar con soluciones excesivamente complejas, que pueden no cumplir con el problema inicial.

4. El Uso de Herramientas y Funciones de Google Meet

Google Meet ofrece una variedad de herramientas y funciones que permiten a los usuarios optimizar su experiencia al usar la plataforma. Estas características incluyen la posibilidad de chatear, compartir pantalla, realizar videollamadas en grupo y mucho más. Les mostraremos cómo usarlas correctamente para aprovechar al máximo el servicio de Google.

Enviar un mensaje de chat. La función de chat en Google Meet ofrece la oportunidad de escribir mensajes directamente a otros usuarios en línea. Esto establece una conversación privada entre los participantes que no se puede ver en el chat público general. Para usar esta funcionalidad, simplemente escriba el mensaje de texto en la barra de chat y presione enter para enviarlo.

Compartir la pantalla. Si desea compartir contenido con los demás usuarios, tendrá la opción de compartir la pantalla de la computadora durante la videollamada. Esto le permitirá mostrar contenido visual como archivos de Microsoft Office o videos de YouTube. Para hacer esto, haga clic en el botón de Compartir pantalla en la esquina superior derecha de la ventana principal de Google Meet. Luego, se le pedirá que elija el elemento que desea compartir.

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Agregar más usuarios a la videollamada. Si desea añadir a otros usuarios a la misma videollamada, deberá hacerlo invitando a las personas con un enlace de la llamada. Si solo quiere invitar a una persona, haga clic en el botón Invitar situado en la parte inferior izquierda de la ventana. Luego, se abrirá una ventana emergente donde encontrará varias opciones para enviar el enlace de la llamada a los usuarios invitados.

5. Preparar el Ambiente para una Reunión Eficaz

Establecer un Ambiente Relajado Pero Productivo. Un ambiente sutilmente relajado da alas a la creatividad pero, en el mismo sentido, un exceso de libertad y desorden puede disminuir el ritmo y la productividad. Esta situación no resulta favorable para la realización de reuniones. Un buen acercamiento es proveer la cantidad adecuada de libertad a los reunidos para que la industria circule, sin llegar a interferir con los objetivos de la empresa.

En este sentido, ! es fundamental establecer ambientes flexibles. Estos deberían brindar la oportunidad de crear, innovar, aprender y mejorar con una atmósfera relajada, como contraparte a la rigidez del entorno en la que se realizan las reclaciones. En principio, hay que fomentar el uso de ambientes informales y añadir elementos divertidos para mantener al equipo motivado. Esto puede incluir organizar juegos de integración grupal, tomar elementos de juegos para compartir ideas, etc. Utilizar materiales impresos, videos presentaciones, preguntas liberadoras, ejercicios, talleres y juegos pueden ser una forma eficaz de ayudar a los participantes a entrar en un ambiente de trabajo productivo.

Además de los aspectos de cambio de ambiente, también hay ciertos aspectos más prácticos que hay que contemplar para asegurar una reunión eficiente. Estos incluyen elementos tales como:-

  • Asegurarse de que los asistentes están actualizados con los asuntos relacionados a la reunión.
  • Dar prioridad a los miembros que han invertido su tiempo en prepararse para la reunión.
  • Consenso en los objetivos de toda la reunión.
  • Un balance entre discutir la información disponible y tomar decisiones.

La preparación que se lleve a cabo antes de una reunión, no importa cuanto sea, tiene un efecto significativo en el nivel de productividad y en los resultados. Una buena preparación puede ahorrar tiempo, energia y recursos. Una vez que los asistentes tienen el conocimiento básico antes de la reunión, es posible defender los aspectos relacionados a los objetivos por conseguir y constber que se utilizará el tiempo de la reunión de forma productiva.

6. Crear un Ambiente de Comprensión

La comprensión familiar es indispensable para crear un catalogo de buenas prácticas para la comunicación en el hogar. Sin embargo, lograr este objetivo no es siempre fácil. Es importante crear un ambiente de confianza en el que los miembros de la familia se sientas unidos y capaces de confrontar sus problemas.

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Para crear este tipo de ambiente, es necesario conocer cuáles son los factores que pueden contribuir a mejorar la comunicación. Por ejemplo, desarrollar patrones de conducta adecuados, así como hablar con honestidad y respeto, ayudarán a los miembros de la familia a comprenderse mejor. Establecer objetivos comunes y compartir las responsabilidades entre todos los miembros de la familia también contribuirá a reforzar la cohesión y mejorar la comunicación.

Además, es importante tener en mente que el diálogo debe ser de dos vías. Las voces de todos deberían ser tomadas en cuenta y es importante ser responsable ante sus actos. Los miembros de la familia deben también ser cautelosos con las palabras y frases que utilizan para expresar sus opiniones. Esto es especialmente importante cuando los temas que se discuten pueden ser difíciles. Por último, la empatía es la clave para una comunicación exitosa, ayudará a cada persona a comprender mejor las emociones e historias de los demás.

7. Cerrar la Reunión de Manera Eficaz

Consejos para cerrar con éxito una reunión:

Al final de la reunión, es fundamental para el éxito de los negocios que todos los participantes salgan con una impresión favorable de la reunión. Sigue estas sugerencias para cerrar la reunión con éxito:

  • Resuma los resultados de la reunión. Esto implica recordar las soluciones que se propusieron durante la reunión y destacar los elementos principales.
  • Asegúrese de que todos en la reunión estén al día con los compromisos actuales y acuerdos suscritos.
  • Bajar la tensión armónica al menor nivel haciendo preguntas, distribuyendo felicitaciones, etc.
  • Congraese a sí mismo y a los demás por haber llevado a cabo la reunión.

Es importante que cierre la reunión, consiguiendo una buena impresión, con una actitud positiva. Esto ayuda a mantener a todos los participantes motivados para seguir con el trabajo. Inicie la despedida dando gracias y reconocimientos a los participantes.

De vez en cuando, asegúrate de sugerir un plan de acción para evaluar el progreso. Esto ayudará a asegurarse de que todos los compromisos se cumplan y se acuerden medidas correctivas si es necesario. Finalmente, pregúntale a todos si tienen alguna pregunta incapacitante antes de deshacerse.

Al asistir a una reunión virtual en Google Meet, es importante tener presentes estas mejores prácticas para que la reunión sea exitosa. Ya sea que esté capturando la atención de sus compañeros, resistiendo distracciones o revisando el audio y la imagen, con estas recomendaciones puede garantizar que la reunión sea un éxito y que todos los involucrados mantengan un alto grado de productividad.

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