¿Qué pasos debo seguir para exportar las respuestas de un formulario en Google Forms?

Querías exportar las respuestas de un formulario de Google Forms, pero no sabes cómo? Aquí es donde entra en juego esta guía. El usar formularios de Google Forms es una forma rápida y eficiente de recopilar información de un gran grupo de personas. Sin embargo, a menudo surge la necesidad de ver los resultados de dicha recopilación de manera más visual. Para eso resulta útil tener la posibilidad de exportar las respuestas almacenadas en el formulario. En el artículo de hoy, te diremos cómo exportar respuestas de un formulario de Google Forms para que puedas obtener la información de una forma práctica y sencilla.

1. ¿Qué es Google Forms?

Google Forms es una herramienta gratuita de Google que le permite a los usuarios crear encuestas, formularios de inscripción y cuestionarios de forma fácil y rápida. Se puede acceder a esta herramienta desde Google Drive. Google Forms es una útil herramienta para recopilar información relevante de una manera rápida. Esta herramienta ofrece a los usuarios la capacidad de personalizar sus formularios con temas, encabezados y también con una variedad de preguntas como de elección múltiple, puntuaciones y respuestas abiertas.

Para usar esta herramienta, primero necesita iniciar sesión en su cuenta de Google o GSuite. Una vez hecho esto, deberá iniciar Google Drive y seleccionar la opción "Nuevo" para abrir el menú de opciones. Allí, encontrará la opción "Formulario de Google" y luego eligirá esa opción para comenzar a crear sus formularios.

Una vez abierto el formulario de Google, encontrará una página en blanco. Ahí, podrá empezar a agregar detalles como la descripción o el título de su formulario. Después, puede comenzar a agregar preguntas y respuestas. Si usa plantillas, tendrá aún más variedad de preguntas para elegir. Para asegurarse de que está inscribiendo a los usuarios correctos, también hay opciones para agregar campos de verificación y contraseñas.

Una vez que haya completado su formulario, puede guardarlo y compartirlo con otros usuarios. Puede compartirlo en línea o vía correo electrónico. Si desea obtener respuestas a sus preguntas, puede organizar una encuesta para recopilar la información que necesita. En el caso de las encuestas, también puede controlar quién puede ver las respuestas y cuántas veces pueden ser vistas.

2. Cómo exportar datos de un formulario de Google Forms

Importar y exportar datos a formularios de Google

Después de haber creado un formulario de Google, puedes solicitar que los usuarios completen tu formulario incluso de forma externa ya sea desde una hoja de cálculo, a través de una URL compartida o utilizando un código HTML. Todo el contenido de los campos de Google se juntan en el cuaderno de respuestas que hayas creado para él cuando el usuario llene el formulario.

Para exportar no sólo los datos, sino también las respuestas de los usuarios, tienes que seguir los siguientes pasos:

  • Inicia sesión en tu cuenta de Google y dirígete a la carpeta de Drive
  • Selecciona el cuaderno con tus formularios
  • Haz clic en el botón de “Respuestas”
  • Dirígete a la parte inferior de tu página y pulsa el botón “Herramientas”
  • Selecciona “Descargar como” y elige el formato preferido (por ejemplo: PDF)
  • Finalmente, pulsa el botón “Descargar” y estarás listo para ver todos los datos de forma local
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Una de las principales ventajas de utilizar el formulario de Google es que tanto los formularios como los cuadernos se actualizarán automáticamente, sin necesidad de exportar los datos a otra plataforma o herramienta cada vez que un usuario llene el formulario.

3. ¿Qué formato de archivo genera un formulario de Google Forms?

Una vez que hayamos completado la creación de nuestro formulario en Google Forms, será hora de generar el correspondiente archivo.

Para ello, en la esquina superior derecha se mostrará un botón con la etiqueta “Respuestas”. Si se pulsa, tendremos acceso a todas las respuestas presentadas. En este caso, aquí se nos presenta también la oportunidad de descargar los resultados de nuestro formulario.

Esto se puede realizar con una serie sencilla de pasos. Primero debemos pulsar la opción de “Descargar”. Esta se ubica justo encima de las respuestas, al lado del botón “Download all”. Una vez seleccionada, veremos distintos formatos entre los que elegir entre archivos PDF, HTML, hoja de cálculos y CSV. Entre la lista visualizada se encuentra también el formato de documento de otro software como Microsoft Excel, Word y OpenDocument (ODS). Seleccionaremos la extensión que mejor se adapte a nuestras necesidades.

4. ¿Cuáles son las opciones de exportación de un formulario de Google Forms?

Exportación manual

La primera opción para exportar un formulario de Google Forms es mediante una exportación manual. Esto se hace abriendo el formulario en el Editor de Formularios de Google y haciendo clic en "Verarchivos de respuestas". Aquí verás un resumen de todas las respuestas incluidas en el formulario, desde la fecha y el usuario hasta cualquier contenido adicional que hayas establecido en los campos de respuesta. Puedes hacer clic en el botón "Exportar" que se encuentra en la parte superior de la pantalla, y descargar las respuestas en un archivo de Excel (.xlsx).

Exportación automática a Google Drive

Además de la exportación manual, también puedes exportar tus formularios de Google Forms automáticamente a Google Drive. Esto se hace configurando tu formulario para que se envíen de forma automática cada vez que se reciben respuestas. Para hacer esto, ve al Editor de Formularios de Google, selecciona la pestaña "Responder" y, en la parte inferior, haz clic en "Agregar destinatario". Aquí puedes elegir qué personas recibirán una copia de tus datos de forma automática cuando se completen los formularios. Una vez que agregues a un destinatario, puedes seleccionar la opción "Hacer copia en Drive" para guardar las respuestas en una carpeta de Drive.

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Exportación a través de scripts

Por último, si necesitas una opción de exportación más robusta para tus formularios de Google Forms, siempre tienes la opción de escribir tus propios scripts. Esto te permitirá acceder a todos los datos contenidos en tu formulario y exportarlos en diversos formatos. Para empezar, puedes visitar la documentación de desarrolladores de Google Apps para obtener información sobre cómo leer y escribir datos en un archivo de hoja de cálculo de Google. Esta información es esencial si quieres escribir tus propios scripts para usar con tus formularios.

5. Cómo compartir o descargar datos exportados de un formulario de Google Forms

Exportando Datos de Google Forms
Los datos que se recopilan en los formularios de Google Forms se encuentran disponibles para exportación, lo que permite ver los resultados de forma organizada en formatos electrónicos comunes, como CSV, XLSX, ODS y PDF.

Formato CSV: CSV significa Comma Separated Values, el formato de exportación de datos más simple y con mayor compatibilidad. Los datos se guardan como texto sin formato separado por comas, por lo que es fácil añadir, eliminar o editar los archivos y pueden utilizarse con los editores de hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets.

Exportación de los Resultados de un Formulario de Google Forms

Existen dos formas de exportar los datos del formulario de Google Forms. La primera es exportar respuesta a respuesta del formulario. Para ello, tendrás que abrir el formulario, dirigirte al cuadro Ver respuestas, hacer clic en el icono para exportar respuestas de la parte superior de la pantalla y, finalmente, seleccionar el tipo de formato deseado.

La segunda forma de exportar los datos del formulario de Google Forms es exportando el formulario entero. Para ello, tendrás que abrir el formulario, dirigirte al cuadro Ver respuestas, hacer clic en el icono para exportar respuestas desde la parte superior de la pantalla, seleccionar Mostrar todas las respuestas en una sola hoja de cálculo, y, finalmente, seleccionar el tipo de formato deseado.

6. Qué herramientas se necesitan para exportar respuestas de un formulario en Google Forms

Exportar respuestas de un formulario en Google Forms es una tarea sencilla una vez que sabemos cómo y qué herramientas utilizar. Las opciones variarán dependiendo de los requisitos, aunque hay algunas herramientas generales para exportar respuestas de un formulario en Google Forms.

La primera herramienta útil es el Google Spreadsheet Forms Adapter. Esta herramienta web puede conectarse a cualquier cuenta de Google o almacenar los datos en la hoja de cálculo del formulario.

Otra herramienta útil es Form Publisher, que es una herramienta de Google Add-on. Esto le permite conectar el formulario a cualquier archivo de Google Drive y generar documentos usando la misma plantilla repetidamente. Esto nos ahorrará tiempo ya que no tendremos que volver a generar los archivos cada vez que necesitemos exportar los datos.

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Finalmente, GoogleAppScript es una herramienta de programación de aplicaciones, que es posible utilizar para exportar datos de un formulario a un archivo en formato CSV. Si bien, se necesitan conocimientos de programación para usar esta herramienta, es muy flexible para permitirnos crear una solución personalizada para exportar los datos del formulario.

7. ¿Qué otros beneficios ofrece exportar datos de un formulario de Google Forms?

Comience el proceso de exportación de sus datos con sólo unos pocos clics El formulario de Google Forms es una herramienta muy útil para recopilar datos de una manera sencilla. Esto facilita el proceso de exportación de los datos de sus formularios a una variedad de formatos como Excel, TXT y CSV. El proceso de exportación le permitirá organizar, ordenar y manipular los datos de su formulario de Google Forms, al mismo tiempo que le permite manipularlos para realizar acciones posteriores.

La principales ventaja de exportar los datos de su formulario es que, simplemente con unos pocos clics, puede exportar todo el contenido de los datos a un formato de archivo de hoja de cálculo que pueda abrir en su computadora, lo que le permite fácilmente importar, filtrar, ordenar o manipular los datos en la herramienta que desea usar.

Una vez que haya exportado los resultados de su formulario de Google Forms, podrá agregarlos a herramientas de análisis avanzadas como MS Excel o Tableau para realizar un análisis profundo de los datos. Esto le permitirá identificar patrones y relaciones en sus datos, y especialmente le ayudará a tomar decisiones informadas sobre los resultados de su formulario. También puede hacer uso de otros servicios de análisis de datos profesionales, como SPSS y SAS, para preparar los datos para la realización de investigaciones cuantitativas y cualitativas.

Así, exportar los datos de sus formularios Google Forms le permite no solo mantener una copia segura de estos datos, sino también analizar estos datos para tomar decisiones estratégicas en su organización. Esto le permitirá tener una clara imagen de los resultados de sus formularios de encuestas para optimizar futuras campañas de encuestas. Al seguir los pasos que has leído, deberías tener controles sobre los datos de tus formularios y podrás exportarlos facilmente para utilizarlos para tu próxima tarea. Esto te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo, y simplificará tus procesos de recopilación de datos. Así que, ya sabes cómo exportar las respuestas de un formulario en Google Forms ¡Es hora de ponerlo en práctica!

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