Qué hábitos podemos usar en Zoom para mejorar nuestra comunicación?

Aunque la videoconferencia es una forma de comunicación relativamente nueva, existen ciertos hábitos que podemos adoptar, como usuarios de Zoom, para mejorar nuestras conversaciones. Con el auge de la videoconferencia, las reuniones basadas en Zoom y todos los demás eventos en línea, nos encontramos con una nueva forma de relacionarnos. Y al igual que con cualquier tipo de comunicación, surgen problemas, dudas y preguntas sobre cómo hacerlo bien. En este artículo veremos qué hábitos podemos usar en Zoom para mejorar nuestra comunicación y nos aseguramos de que nosotros y los demás participantes resulten beneficiados.

1. ¿Cómo Mejorar Nuestra Comunicación en Zoom?

Crear un ambiente acogedor es la clave para mejorar la comunicación en Zoom. Desde ambientes cómodos como salas de chat personalizadas, hasta sonidos serenos de fondo que crean un tiempo de calidad. Los participantes de la reunión deberían estar expresando sus emociones y opiniones de acuerdo a la confianza y el respeto mutuo.

Cuando los miembros de la reunión estén cómodos, los líderes pueden planificar cada reunión para una comunicación más efectiva. Cada reunión debería tener un objetivo claro, una lista de temas, y una duración adecuada. Los líderes también deberían estar preparados para abordar preguntas potencialmente difíciles al final de la reunión.

Los usuarios tienen que encontrar herramientas adicionales que mejoren su experiencia en Zoom. Esto incluye:

  • Utilizar Zoom Pro para obtener características adicionales en reuniones.
  • Activar el control de mano para permitir a los usuarios definir quién habla en cada momento.
  • Añadir ancianos virtuales para mantener la reunión enfocada en el tema.
  • Utilizar plantillas de agendado para crear reuniones óptimas.
  • Unirse a un grupo de comunicación para obtener los mejores consejos.

Utilizar herramientas como estas puede mejorar drásticamente la productividad en todos los niveles de nuestras conversaciones en Zoom. Esto facilitará una comunicación fluida entre los usuarios si se implementan estrategias adecuadas.

2. Introducción a los Hábitos Positivos para Zoom

Los hábitos positivos en Zoom son fundamentales para asegurar sesiones exitosas . Las reuniones no solo deben estar libres de distracciones o conferencias pesadas, sino también deben hacer uso de buenos hábitos para alcanzar el objetivo deseado. Esta sección va a hablar de los hábitos positivos para Zoom, y le ayudará a desarrollar un ambiente de colaboración para lograr sus objetivos.

Para empezar, es importante tener una estrategia clara. Tener un plan escrito sobre lo que los asistentes van a lograr durante la sesión de Zoom le ayudará a priorizar la tarea. Esta estrategia debe incluir el tiempo que le entregará a cada discusión, la cantidad de trabajo a realizar al final de la sesión y como distribuir los turnos de exposición. Con esta estrategia usted puede estar seguro de mantenerse a tiempo y centrado en su objetivo.

Adicionalmente, es importante que los asistentes se familiaricen con la plataforma. Esto implica leer sobre la funcionalidad del programa, familiarizarse con los diferentes elementos de Zoom y aprender a compartir datos. Al ayudarles a entender los fundamentos, estará preparando el escenario para una colaboración eficiente con sus compañeros de trabajo . Esto incluye la forma en que el clic para atención se maneja, un entendimiento básico de cómo compartir la pantalla y usar los botones para hablar/mandar un mensaje.

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3. Compromiso y Participación en las Reuniones

La compromisión y la participación son dos factores esenciales para tener reuniones efectivas. Una reunión se vuelve más creativa, productiva y satisfactoria cuando los miembros de la reunión están comprometidos con la discusión y con la toma de decisiones. La participación durante la reunión es una forma clave de demostrar compromiso, además de alentar a los asistentes a tener un diálogo. Es importante respetar las contribuciones de todos los miembros del equipo.

Un líder efectivo debe ser el facilitador y mantener el foco en los temas principales durante la reunión. El líder también debe tratar de asegurarse de que los participantes estén comprometidos todo el tiempo. Para lograr esto, el líder debe animar a los participantes a hablar y preguntar. Esto permite que los asistentes se mantengan comprometidos y puedan encontrar soluciones creativas y construir consenso. Esta actitud demuestra que el líder también se compromete con los participantes y promueve la participación.

Para mantener a los miembros del equipo engañados, es bueno dividir la reunión en sesiones cortas. Si hay una discusión en curso, es bueno tomar descansos para que los miembros puedan traer ideas a la mesa. Algunas tácticas para aumentar la participación incluyen enviar una agenda con anticipación para que los asistentes puedan prepararse, asignar roles a los participantes de la reunión como moderador o encargado de responder preguntas, y dar a los asistentes algunas tareas o discutir temas relacionados con el tema fuera de la reunión para mantenerlos comprometidos. Estas tácticas pueden aumentar significativamente el compromiso de los asistentes y mejorar la calidad de las reuniones.

4. Mejorar La Escucha Activa En Zoom

Mantenga la conversación directa: El uso del chat o los "mascarones" en las reuniones en línea puede interrumpir la conversación y ser bastante distraído. En lugar de esto, el facilitador debe guiar la conversación de forma directa y asegurarse de que los participantes sigan el punto. Esto ayuda a todos los participantes a mantenerse enfocados y quitar cualquier distracción.

Asegúrese de que todos participen: Muchas veces, ciertos miembros de la reunión pueden sentirse sobrepasados al tener que hablar para todos los demás. El facilitador debe hacer preguntas específicas a cada miembro para asegurarse de que todos estén involucrados en la discusión y evaluar sus opiniones.

Garantice el tiempo para compartir: El facilitador debe tener cuidado de no arruinar la conversación por hablar demasiado. Es importante darle a cada persona suficiente tiempo para expresar sus opiniones antes de pasar a otra persona. Las agendas previas y la asignación variable de usuario a usuario pueden ayudar a mantener un flujo equilibrado de intercambio.

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5. Preparación Adecuada Para Las Reuniones en Zoom

Utiliza un fondo interesante para la llamada: Los fondos divertidos pueden ser la manera perfecta de añadir un toque divertido y con humor a tus reuniones online. Si la reunión no es demasiado formal, considera la opción de buscar un fondo divertido. Puedes encontrar algunos gratuitos en internet o incluso crearte alguno con una imagen interesante. Usa tu creatividad y comienza a ser el anfitrión de tus propios fondos de video divertidos para tus reuniones.

Asegúrate de que todos estén informados de la lista de asistentes: Aunque a veces no sea posible debido a la cantidad de participantes, una vez que la reunión haya comenzado, procura dar la bienvenida y mencionar los nombres de los miembros de la reunión. Esto ayuda a establecer el tono adecuado para la llamada y te proporciona un punto de control para saber quién está presente en la reunión y con el que hay que contar. Tu reunión también puede tener un formato más informal, en el que todos los asistentes se mencionan a sí mismos.

Configura una duración apropiada para las reuniones: Es importante tener en cuenta la duración estándar de 30 minutos cuando se planifican las reuniones. Muchas veces, la gente tratará de ahorrar tiempo en sus reuniones agendadas con el fin de ajustarlas a un calendario ocupado. Esta restricción de tiempo puede ser un problema si la reunión no es lo suficientemente larga para discutir todas las cuestiones. Establece un tiempo límite realista para que todas las discusiones previstas tuvieran su espacio adecuado. La buena planificación garantizará que todos los participantes se sientan satisfechos con la reunión. Esto les permitirá tener tiempo para tomar notas, abordar preguntas nuevas, plantear nuevos temas e incluso hacer break antes de seguir.

6. Utilizar Herramientas de Compartir Pantalla

¿Por qué compartir pantallas? La compartición es usar la pantalla de otra computadora para compartir o proyectar información. La principal razón para escoger la compartición de pantalla en lugar de la descarga de archivos es que los archivos pueden ser vistos y manipulados en tiempo real. Esto facilita la colaboración y el aprendizaje.

¿Cómo usar Herramientas de Compartir Pantalla? El uso de herramientas de compartir pantalla es una solución fácil para compartir información y conectar ordenadores. Existen varias herramientas en el mercado que pueden ayudar a compartir la pantalla de manera sencilla.

  • TeamViewer: es una de las mejores herramientas de compartir pantallas, que no solo se usa para compartir documentos o pantallas, si no para brindar control remoto a un ordenador.
  • Google Hangouts: esta herramienta de Google permite que los usuarios compartan la pantalla de su computadora en tiempo real. Le permite a un usuario compartir la pantalla con otro usuario o simplemente empezar una videoconferencia con un grupo para compartir información.
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Conclusión Las herramientas de compartir pantallas son una magnifica opción a la hora de colaborar en un proyecto, revisar documentos desde casa, dar soporte remoto, presenciar una conferencia remota sin salir de casa y las fines ya consignadas anteriormente. Esta moderna tecnología permitirá abrir nuevas oportunidades para el trabajo a distancia, la educación continua y todos los demás campos que necesiten el compartir de datos y/o presentaciones.

7. Cerrar y Resumir y Dar Seguimiento

: cuando se trata de cerrar un problema, es esencial hacer un seguimiento, tanto en la forma en que la solución se aplicó como en los resultados obtenidos. Esto permite a las empresas, tanto grandes como pequeñas, asegurar el uso correcto de recursos, tiempo y dinero para resolver futuros problemas de forma más eficaz. Las siguientes son algunas sugerencias generales para obtener el mejor rendimiento al cerrar y dar seguimiento a su problema:

  • Analice los resultados y determinar si la solución implementada debería ajustarse y mejorarse si es necesario.
  • Solicite comentarios de los interesados en el problema para obtener una idea de cómo se manejó adecuadamente su situación.
  • Tenga una discusión con los interesados para establecer el siguiente paso en la solución del problema.
  • Escriba un informe sobre la solución implementada, los resultados obtenidos y la forma en que se debe manejar el problema en el futuro.

Al momento de cerrar el problema y dar seguimiento también es importante monitorear la situación durante un tiempo. Esto permitirá conocer los cambios en el problema y cómo está siendo manejado, como resultado de la solución implementada anteriormente. Como se mencionó anteriormente, los resultados de este seguimiento deben examinarse para determinar si una solución diferente debería considerarse a fin de lograr el mejor resultado.

Los preparativos para cerrar un problema y darles seguimiento también pueden ser una parte útil del proceso. Esto incluiría la recopilación de datos, conclusiones y recomendaciones de todas las personas y organizaciones involucradas en la solución del problema. Una vez que los datos y sugerencias estén juntos, se puede preparar un informe de conclusión que resuma los puntos clave de la solución. Esto incluye los factores que contribuyeron al problema, así como los que solucionaron el mismo.

Esperamos que estos consejos prácticos te hayan ayudado a comprender mejor cómo puedes mejorar tu comunicación a través de reuniones en Zoom. Utilizar estos hábitos puede dar más claridad y impacto a tus interacciones, haciendo que cada reunión virtual sea altamente productiva. Estamos seguros de que, con práctica, estos hábitos te ayudarán a mejorar tus habilidades de comunicación y construir relaciones más fuertes con tus compañeros.

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