¿Cuáles son los pasos para crear una reunión en Zoom?

Con la pandemia del COVID-19, el uso de herramientas de videollamada como Zoom se han amplificado. Zoom se ha convertido en una de las mejores opciones para reunirse de manera virtual, ya que es una herramienta sencilla, segura y familiar para muchos. Aprender cómo crear una reunión en Zoom es una tarea fácil que lleva poco tiempo. Esta guía le explicará a los usuarios los pasos necesarios para organizar una reunión en Zoom, desde cómo instalarlo hasta cómo interactuar y comunicarse de manera eficaz a través de él.

1. ¿Qué es Zoom y cómo funciona?

Zoom es una plataforma de videoconferencias fácil de usar con muchas funcionalidades y que se ha convertido en una herramienta indispensable para personas que trabajan en casa o hacen reuniones virtuales con frecuencia. Zoom permite a sus usuarios la conectar con otras personas de forma remota a través de Internet y mantener reuniones en tiempo real. Esto significa que puedes tener reuniones virtuales con los miembros de tu equipo sin importar donde estén.

La plataforma de Zoom se puede usar en diferentes dispositivos, incluyendo computadoras de escritorio, teléfonos inteligentes y tabletas. La instalación de la aplicación es fácil y gratuita. Una vez que hayas instalado la aplicación, estarás listo para usar todas las características de Zoom como compartir tu pantalla, chat, vídeo y audio. Además, hay una variedad de herramientas útiles para ayudarte a aprovechar al máximo la plataforma y asegurarte de que tu reunión sea exitosa.

Una vez que hayas completado la configuración inicial, comienza a invitar a los miembros a tu reunión. En la mayoría de los casos, puedes simplemente enviarles un enlace a tu reunión y permitirles unirse con un solo clic. Si bien hay muchas soluciones para conectar con una reunión de Zoom, la forma más fácil es simplemente enviar un enlace compartido. Una vez que todos estén conectados, puedes empezar a reunirte de forma efectiva. La plataforma ofrece funcionalidades como compartir documentos, chatear, usar la función chat privado, compartir pantalla, usar la pantalla para anotar notas y mucho más.

2. Crear una cuenta Zoom

Paso 1: Visite el sitio web de Zoom

Para empezar a utilizar Zoom, lo primero que deberá hacer es visitar el sitio web de Zoom. Navegue hasta https://zoom.us/ para acceder a la versión básica de la plataforma. Esta versión le permite llevar a cabo reuniones en línea, compartir el escritorio y usar la función de reuniones con transmisión en vivo. Una vez allí, haga clic en el botón "Registrarse", ubicado en la parte superior de la página. Ahora está listo para empezar a crear su cuenta Zoon.

Paso 2: Ingrese los datos personales para la cuenta Zoom

En la siguiente pantalla aparecerá un formulario donde deberá proporcionar cierta información para crear su cuenta, como nombre, correo electrónico y contraseña. También deberá seleccionar el tipo de cuenta que desea tener. Si es una cuenta de usuario, puede seleccionar la opción "HOSTED BY ZOOM" y hacer clic en el botón "Continuar". Si es una cuenta de empresa, debes seleccionar la opción "EMPRESA O ORGANIZACIÓN" y hacer clic en el botón "Continuar".

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Paso 3: Configure su cuenta Zoom

Una vez que haya completado el formulario de registro, se le pedirá que configure su cuenta de Zoom. Lo primero que debe hacer es elegir un nombre de usuario que se usará para iniciar sesión en la plataforma. Luego deberá seleccionar la región en la que desea utilizar la cuenta (esto es especialmente importante si desea crear reuniones con personas alrededor del mundo). Aparecerán varias opciones para configurar la privacidad de la cuenta, como la configuración de invitaciones a reuniones, la sensibilidad de la cámara, la seguridad de la computadora y mucho más. Una vez que haya seleccionado la configuración deseada, haga clic en el botón "Listo" para finalizar el proceso de creación de su cuenta Zoom.

3. Planificar la reunión de Zoom

Asegurarse que la configuración es la adecuada antes de la reunión de Zoom es un paso clave para conseguir que la experiencia virtual sea un éxito. Si hay algo en la configuración que no está ajustada correctamente, podría llevar a tener problemas durante la conferencia o incluso al aborto de la reunión. Antes de empezar, hay que asegurarse de comprobar que se han hecho los ajustes necesarios.

En primer lugar, para configurar una reunión de Zoom hay que acceder a la página web de Zoom, e iniciar sesión con los datos de usuario. Una vez dentro, se puede acceder a «Configuración» para realizar los cambios que se requieran. Por ejemplo, se puede establecer si queremos que solamente los administradores de la aplicación o todos los participantes de la reunión tengan la posibilidad de compartir sus pantallas.

Además, hay que configurar la función de grabación para la reunión para que la misma se pueda guardar para su posterior consulta. Se puede marcar la tilde en la opción 'Activar grabación' para que la función se active para los asistentes. Si se desea limitar el acceso a los vídeos grabados, se puede elegir la opción de restricción a usuarios autenticados. Esta configuración puede ayudar a proporcionar seguridad a lxs usuarixs participantes en la reunión.

Una vez que se hay concluido la configuración, es importante pasar algunos minutos antes de la reunión de Zoom para comprobar nuevamente que todo esta en orden. Puede ser provechoso realizar una prueba el día de la reunión para comprobar que los altavoces y móviles funcionen correctamente. Otras consideraciones importantes son limitar en acceso a usuarixs invitadxs, y comprobar que no hay hackers conectadxs. Cuantas menos sorpresas haya mejor, para que todxs se sientan con seguridad durante la llamada.

4. Invitar a los asistentes y establecer una hora

Invitar a los asistentes es el siguiente paso para la organización de un evento exitoso. Puedes encontrar diferentes herramientas para realizar la invitación a los asistentes y establecer una hora. La primera opción es usar un servicio que te ayuda a administrar los detalles logísticos del evento. Estos servicios pueden incluir la invitación de los asistentes, el recordatorio de confirmaciones de asistencia, el seguimiento de los invitados, el seguimiento de los pagos y el establecimiento de un programa. También puedes usar una herramienta como Meetup para programar un grupo de personas en un momento específico.

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Otra opción es utilizar una plataforma de mensajería instantánea para invitar a los asistentes de forma individualizada. Con estas herramientas puedes enviar mensajes a los invitados de manera individual para responder cualquier pregunta tendiente al evento y establecer una hora para el inicio.

Por último, también puedes recurrir a la comunicación tradicional; el correo electrónico. Los eventos corporativos a menudo usan el correo electrónico para invitar a los asistentes, incluyendo información sobre la fecha, el lugar de la reunión, el tiempo de inicio y otros detalles. Esta herramienta es perfecta para crear una mejor comprensión entre los invitados y la implicación que se pretende con el futuro evento.

5. Preparar una reunión de Zoom

Crear una reunión de Zoom

Organizar una reunión en Zoom es un proceso relativamente sencillo una vez que se conocen los conceptos básicos. Esta guía paso a paso le mostrará cómo crear una reunión usando la aplicación de escritorio. Así que lea atentamente para no perderse ningún detalle importante relativo a la organización de una reunión exitosa.

  • Descargue e instale Zoom en su computadora.
  • Inicie sesión para obtener su ID de usuario (si aún no lo ha hecho).
  • Vaya a la sección "Reuniones" y haga clic en el botón "Programar una reunión".
  • Establezca la fecha y hora de la reunión. Incluya la zona horaria correcta.
  • Establezca las opciones de audio y video (si desea que sean habilitadas).
  • Marque la casilla para habilitar el inicio automático de la reunión.
  • Marque la casilla para enviar una invitación por correo a los asistentes.
  • Establezca la duración de la reunión, elija la opción "Sin límite" si no desea un límite de tiempo.
  • Agregue notas (si lo desea), como indicaciones sobre la temática de la reunión.
  • Haga clic en el botón "Programar".

Una vez hecha esta configuración, los asistentes recibirán una invitación con los detalles de la reunión. Esta invitación contendrá todos los detalles, pero también es posible compartir el enlace de la reunión y la contraseña directamente con los invitados si así lo desea. El enlace se utilizará para unirse a la reunión y la contraseña se usará para acceder a ella.

6. Compartir documentos y reuniones grabadas

Compartiendo documentos es fácil. Se puede compartir simultáneamente una gran variedad de documentos entre otros usuarios de una manera muy sencilla. En primer lugar, antes de compartir un documento, el usuario debe asegurarse de que el usuario con el que desea compartir el documento tenga acceso al mismo.

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Una vez que han comprobado quienes tienen acceso al documento, el usuario puede compartirlo de varias formas. Si se trata de un documento de Microsoft Office, como Word, Excel o PowerPoint, el usuario puede compartir el documento mediante un enlace o invitar a otras personas a colaborar. Esto le permitirá a la persona a la que se ha invitado editar el mismo documento, hacer comentarios sobre el mismo y trabajar conjuntamente en el mismo.

Además, los usuarios también pueden compartir archivos multimedia, como imágenes, vídeos y otros archivos. Estos archivos pueden compartirse a través de servicios de almacenamiento como Dropbox, Google Drive o OneDrive. Estos servicios le permitirán a los usuarios compartir un enlace para descargar el archivo. Los usuarios también pueden compartir archivos a través de enlaces seguros, lo que significa que otros usuarios necesitarán un código o una contraseña para acceder al archivo. Esta es una forma efectiva de proteger los archivos compartidos de accesos no autorizados.

7. Después de la reunión: comentarios y sugerencias

Reconocimiento y retroalimentación. Después de discutir todos los puntos de la reunión, es hora de reconocer los esfuerzos de los miembros del equipo y de recibir su retroalimentación. Reconocer el progreso individual y los logros del equipo es muy importante para fortalecer el trabajo en equipo y crear un ambiente agradable para los equipos para que trabajen mejor juntos. Si un miembro del equipo aporta una buena sugerencia durante la reunión, ofrezca un estimulo como una nota de agradecimiento. Esto ayudará a fomentar el comportamiento positivo y generará el respeto necesario entre los miembros del equipo.

Compromisos. Una vez que se hayan escuchado los comentarios de todos, es importante fijar los compromisos y objetivos para la próxima reunión con el fin de asegurar que todo el equipo está en la misma página. Esto no sólo facilitará el trabajo en equipo, sino que también ayudará a optimizar el tiempo y los recursos de la empresa. Los miembros del equipo deben acordar qué tareas se deben completar antes de la próxima reunión y asignar las tareas de manera equitativa para acelerar el trabajo.

Seguimiento. Las reuniones son una excelente manera de medir el progreso de un proyecto, pero es importante seguir el progreso entre reuniones para identificar cualquier problema a tiempo. Establezca metas semanales para el equipo, y asegúrese de cumplirlas para evitar contratiempos a largo plazo. Estabelecer un calendario para el seguimiento y la revisión de los avances garantiza que los miembros del equipo estarán informados de las actualizaciones de la reunión y se mantendrán motivados para aplicar los cambios necesarios.

Ahora que ha aprendido los pasos necesarios para crear una reunión en Zoom, usted es capaz de iniciarle su próxima reunión virtual! Con un poco de preparación e investigación, usted ahora está listo para disfrutar de la conveniencia y los beneficios de hacer reuniones con Zoom. ¡Ahora, no hay excusa para perderse en la próxima reunión!

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