¿Cuáles son las mejores prácticas para ordenar el correo electrónico?

¿Cansado de tratar con el desorden y caos en su bandeja de entrada de correo electrónico? Estabelecer una buena gestión del correo electrónico puede hacer maravillas para mantener el orden en tu bandeja de entrada. Desde etiquetado y organización hasta priorizar y deshacerse de los correos electrónicos desactualizados y sin uso, aquí hay algunas mejores prácticas para ayudarlo a tomar el control de su correo electrónico.

1. ¿Por qué es importante ordenar tu correo electrónico?

A medida que nuestro uso del correo electrónico crece, podemos contar en el volumen de correo también creciendo. Mantener el correo electrónico organizado es una forma de ayudar a asegurar que tu bandeja de entrada no se vuelva abrumadora y que puedas encontrar y responder al correo electrónico que necesitas de manera eficiente. Esto podría significar colocar etiquetas y carpetas para ordenar, hayar y seguir correos electrónicos para organizar ventanas emergentes, prácticas de automatización y mucho más.

Empezar con algunos pasos simples te podrían ayudar a mantener un correo electrónico saludable. Por ejemplo, deshazte de los errores no deseados y cualquier correo electrónico que ya no necesitas. Usa funciones de borrado programado para aquellos mensajes que van siendo leídos para limpiar tu bandeja de entrada. Esto ayuda a reducir el ruido y evita el llenado de tu bandeja de entrada.

Las opciones como las marcas o etiquetas también ayudan a crear un esquema para clasificar tus correos electrónicos. El uso de etiquetas y subtítulos puede ayudarte a seguir tus correos electrónicos de forma eficiente. Crea distintas carpetas para varios proyectos, y coloca todos los correos electrónicos relacionados en esas carpetas. Esto te permitirá saber dónde buscar y cuáles mensajes leer. Por último, mantén tu bandeja de entrada organizada. Establece una vez a la semana para organizar tu correo electrónico para que siempre sepas donde está y como donde hay cosas importantes.

2. Cómo organizar tus mensajes electrónicos efectivamente

Cuando recibes una gran cantidad de mensajes electrónicos, a veces se puede dar el caso de que sea imposible gestionar y organizar todos los mensajes de manera efectiva. Pero con estos consejos podremos conseguirlo.

1. Utiliza herramientas de gestión de correo electrónico. Existen diversas herramientas que nos ayudarán a organizar nuestros mensajes electrónicos. Hay herramientas de correo electrónico como Gmail, Outlook o MailChimp que nos permiten crear carpetas para clasificar los mensajes. Esta es una excelente manera de no perder de vista ningún mensaje ni de dejar caer alguno entre los demás.

2. Establece una periodicidad para revisar y contestar tus correos. Se recomienda crear un horario y seguirlo estrictamente, ya que evitarás acumular correos sin contestar y estarás más pendiente de los asuntos más importantes. Puedes revisar los correos dos veces al día, una a primera hora de la mañana y otra a última hora de la tarde. Así, responderás las preguntas en un plazo de tiempo razonable.

3. Utiliza herramientas para filtrar los correos. Sistemas como SpamCop o MailCleaner te ayudarán a filtrar, separar automáticamente o entrenar los mensajes para luego responsárselos de una manera eficaz. Esto te permitirá tratar únicamente con aquellos mensajes que verdaderamente tengan contenido útil. Además, estas herramientas nos alertarán y actuaran automáticamente cuando se reciba correo no deseado.

3. Utilizando etiquetas y buzones para mantener tu correo organizado

Una buena manera de mantener su correo organizado es usar etiquetas y buzones. Podemos etiquetar a cada correo entrante de una manera significativa, en lugar de separarlos simplemente entre la bandeja de entrada y la carpeta de correo no deseado, lo que reduce el tiempo dedicado a la administración de su correo.

Para comenzar, puede crear etiquetas basadas en el contenido, la fuente o el tema. Por ejemplo, puede crear etiquetas para comunicaciones de diferentes compañías, socios y empleados. Estas etiquetas le permiten organizar el correo según categorías yendo más allá del sistema tradicional por el que todos los correos recibidos se ponen en la bandeja de entrada. Una vez que asigna una etiqueta a un mensaje, se adjunta a la parte superior del mensaje para que pueda buscarla fácilmente.

Puede mejorar su organización usando buzones. Los buzones te permiten recopilar y ordenar tus etiquetas. Si desea agrupar todos los mensajes con la misma etiqueta, simplemente busque la etiqueta deseada en el buzón para ver todos los mensajes relevantes. Los buzones también le permiten simplificar su bandeja de entrada al agrupar sus etiquetas en una ubicación central.

4. Cómo establecer reglas para tu correo electrónico

1. Establecer almacenamiento para su correo electrónico. Es importante establecer una ubicación para almacenar sus correos electrónicos. Esto puede incluir una cuenta de correo electrónico en línea o un programa de correo electrónico como Microsoft Outlook para el almacenamiento. Si elige una cuenta en línea, asegúrese de seleccionar una que no tenga un límite de espacio. Las cuentas en línea como Google Mail tienen cantidades ilimitadas de almacenamiento, lo que se adapta mejor a la mayoría de los usuarios.

2. Establecer directivas de uso de correo electrónico. Establecer directivas de uso de correo electrónico es una forma eficaz de reducir el número de correos electrónicos no deseados que recibe. Estas directivas le dan a los usuarios normas específicas que deben seguir al enviar correos electrónicos desde su cuenta. Estas pautas pueden consistir en no usar ciertos tipos de lenguaje, no recibir correos electrónicos de ciertas direcciones o prevenir el envío de spam. Establecer estas directivas alentará a los usuarios a evitar el envío o la recepción de correos electrónicos no deseados.

3. Utilice un programa anti-spam. Una útil forma de prevenir que entre correo electrónico no deseado en su cuenta es la instalación de un buen programa anti-spam. Este software tiene la capacidad de escanear el correo electrónico entrante en busca de remitentes sospechosos. Si un correo electrónico sospechoso se detecta, el programa bloqueará el correo electrónico para evitar que llegue a la bandeja de entrada. Esto puede reducir significativamente la cantidad de correo electrónico no deseado que se recibe, sin un esfuerzo significativo.

5. El uso de filtros de correo para clasificar los mensajes entrantes

Si desea administrar de manera eficiente sus mensajes de correo electrónico entrantes, un filtro de correo es una herramienta esencial. Los filtros le permiten clasificar, organizar y archivar los correos según su contenido, el destinatario o el remitente, lo que le ayudará a administrar un gran volumen de correos con mayor eficiencia. En este artículo, se detallan los pasos para configurar un filtro de correo, así como los consejos para que obtenga el máximo provecho.

Antes de configurar un filtro de correo, debe decidir cuáles serán los criterios según los cuales desea clasificar y administrar sus correos electrónicos. Puede consultar nuestra guía de clasificación de correo electrónico, para obtener una lista de útiles consejos sobre los criterios que debe considerar. Una vez que haya identificado las categorías de correo que desea administrar, es hora de configurar el filtro.

Cada aplicación de correo electrónico tiene su propia configuración para los filtros, pero el proceso de configuración generalmente es bastante sencillo. Hay varias herramientas disponibles para facilitar la configuración, como Quick Filters for Outlook y Filter Emails for Gmail. Estas herramientas le permiten definir los criterios de filtro con mayor facilidad, al permitirle crear una lista de direcciones de correo electrónico, palabras clave, encabezados de correo y otros datos que le ayudarán a clasificar los mensajes de correo de una manera más efectiva. Una vez que haya configurado el filtro, los mensajes entrantes se clasificarán automáticamente según las reglas que haya definido.

6. Beneficios de utilizar herramientas de gestión de correo electrónico

Las herramientas de gestión de correo electrónico tienen una gran cantidad de ventajas al momento de mejorar los asuntos de comunicación. Algunos de estos beneficios fundamentales son:

• Organización del correo electrónico: Al tener todos los correos en un solo lugar, puedes ver con claridad todos tus mensajes para que puedas marcar prioridades, guardar información relevante, encontrar datos con facilidad y llevar un control de los envíos realizados.
• Mejores tiempos de respuesta: Las herramientas de gestión de correo electrónico permiten que los profesionales respondan mensajes de forma más rápida y eficiente, pues estos tienen todo el historial de sus conversaciones organizado de antemano.
• Filtros y reglas: Esta herramienta es útil para programar alertas o configurar en el detalle el flujo de trabajo con los correos, pudiendo asignar tareas a los usuarios, establecer prioridades y clasificar los correos de forma automática, entre otros.

Además, con una herramienta de gestión de correo, los profesionales evitan el uso de múltiples clientes de correo para servir a diferentes funciones empresariales. Esto reduce la sobrecarga en los usuarios, la duplicación de tareas y aumenta la productividad de la empresa.

Las herramientas de gestión de correo electrónico son fundamentales para las empresas que trabajan con equipos remotos y quieren centralizar toda la comunicación. Además, estas herramientas ahorran tiempo, coordinan la colaboración ejecutiva y son una parte importante del éxito de los negocios.

7. Conclusión: Qué hacer para tener un correo electrónico más organizado

Utilizar herramientas externas para ordenar el correo electrónico. Muchas herramientas en línea ofrecen alternativas para la administración de una cuenta de correo electrónico. Por ejemplo, IFTTT permite automatizar tareas como el archivado de mensajes, moverlos a la carpeta correspondiente, marcarlos como leídos, responder automáticamente y mucho más. Otras herramientas como Unroll.me, CleanFox, Sanebox y Correo limpio, también ayudan a filtrar y eliminar los mensajes y anuncios innecesarios y mantener una buena organización.

Utilizar etiquetas, marcadores y carpetas estructuradas. Una forma sencilla de mantener una buena organización es utilizar marcadores y carpetas etiquetadas para mantener un control sobre los mensajes nuevos y antiguos. Esto también ayuda a reflejar el flujo de trabajo al organizar los mensajes y decidir cuáles necesitan ser archivados en el caso de que se necesiten futuremente.

Eliminar los mensajes obsoletos y no deseados. Algunas veces podemos acumular muchos mensajes innecesarios al no abrir algunos correos electrónicos. Si se trata de mensajes que probablemente no necesite guardar, entonces es mejor eliminarlos para liberar espacio. Si la basura electrónica se acumula, se puede probar la extensión "Disposable Email" para bloquear ciertos remitentes. Esperamos que estas sugerencias ayuden a todos a ordenar el correo electrónico y a generar un sistema que sea eficaz y práctico para todos. Ser consciente y responsable con nuestros correos electrónicos es un paso muy importante para organizar nuestra vida cotidiana. Al final del día, una buena práctica en la organización productiva es uno de los principales retos a los que nos enfrentamos.