¿Cómo aprovechar al máximo Zoom para reuniones?

Con la última cuarentena Zoom se ha convertido en la aplicación por excelencia para videollamadas, debido a su versatilidad y facilidad de uso. Sin embargo aún hay muchos usuarios que no conocen todos los usos y funciones que se pueden aprovechar al máximo en reuniones. En este artículo revisaremos algunos de los tips que se pueden aplicar para aprovechar al máximo esta herramienta.

1. ¿Qué es Zoom y cómo funciona?

Zoom es una plataforma de videoconferencias que se ha convertido en el líder mundial en la industria de la comunicación en línea. La plataforma permite a los usuarios conectarse y compartir contenido con una gran variedad de dispositivos, como computadoras de escritorio y móviles, sin necesidad de descargar una aplicación previamente. Con Zoom es posible que hasta 100 personas se unan a una sesión de llamada y sincronizar sus pantallas sin interrupciones.

Registro y uso de Zoom: Para comenzar a usar Zoom hay que registrarse en la plataforma. Esto lo puede hacer cualquier persona como invitado o invitando a otros usuarios a unirse. Una vez hecho el registro, es posible disfrutar de sus funcionalidades sin limitaciones. Zoom ofrece servicios como reuniones en línea, videoconferencias, chat de grupo, chat privado y opciones avanzadas como documentos compartidos, presentaciones en la nube y grabación de video.

Conexión y configuraciones en Zoom: Una vez registrados los usuarios, la primera tarea es conectar con una cuenta de Zoom para hacer la llamada. Esto puede hacerse a través de una computadora personal, teléfonos inteligentes, tabletas y desktop. Los usuarios también pueden compartir la pantalla para intercambiar contenido con personas remotas o agregar otras personas a la llamada utilizando un enlace de invitación. Adicionalmente, los usuarios pueden cambiar las preferencias de configuración según sus necesidades personales, como ajustar el sonido, compartir archivos con los participantes, invitar participantes a la videoconferencia, habilitar la opción de compartir la pantalla y mucho más.

2. Reuniones efectivas con Zoom: Tips y trucos

Una de las mejores formas de mantenerse efectivo cuando realizamos reuniones por Zoom es seguir algunos trucos para una experiencia más fluida. Aquí hay algunos consejos que debes tener en cuenta antes, durante y después de una reunión:

Antes de la reunión, asegúrate de tener todos los materiales preparados. También está bien tener la lista de asistentes en la misma pantalla para que puedas ver la lista y presentarte con ellos. Esto te ayudará a no olvidar nadie, y también ayudará al flujo de la reunión para que nadie se pierda. Ten en cuenta la ubicación de los participantes, ya que esto determinará el horario para la reunión para garantizar que todos los asistentes puedan participar. Finalmente, comparte la agenda antes de la reunión para que todos sepamos qué se hará durante la videoconferencia.

Durante la reunión, ayuda a las personas a comprender qué espera de ellos para que puedan aprovechar mejor la sesión. Mantén el orden en la sala usando herramientas como "apagar el micrófono" o "activar el recuento de manos" para ayudar a las personas a comprender quién habla al mismo tiempo. Estas herramientas te ayudarán a mantener el orden. Si la reunión se está extendiendo, redacta un summery del material discutido, con preguntas y problemas que deseas que el grupo aborde.

Después de la reunión, envíe un seguimiento de la reunión para que los asistentes sepan qué pasó durante la sesión, e identifique las responsabilidades para abordar los problemas mencionados durante la reunión. Este es un buen momento para agregar tareas a la agenda, si es necesario. Finalmente, no olvides almacenar los registros para que puedas referencia futuras reuniones.

3. Personalizar la experiencia Zoom para conseguir el mejor aprovechamiento

Configurar el espacio para la videoconferencia. Antes de empezar a personalizar la reunión de Zoom para aprovecharla al máximo, es importante configurar desde un principio el escenario perfecto para la sesión. Esto significa elegir el mejor lugar para reunirse, cortar distracciones para los asistentes, tener equipo adecuado para compartir contenido y optimizar la experiencia de los espectadores con atención y orientación.

Crear un enlace a la reunión. Existen diferentes maneras de crear un enlace para una reunión en Zoom que los usuarios pueden usar para unirse al evento. Al configurar la reunión, es necesario agregar una cita única que los asistentes usen para unirse al evento. Una vez que el enlace se genera, los participantes pueden unirse a la reunión de Zoom o acceder a la reunión en su computadora o móvil.

Personalizar la experiencia para los participantes. Los usuarios de Zoom pueden aprovechar diferentes características para ofrecer a los asistentes una experiencia personalizada. Esto incluye cambiar el fondo virtual para resaltar el contenido de la reunión, ajustar la sonorización para obtener un sonido de calidad a bajos niveles de ruido de fondo y utilizar etiquetas y emojis para crear un ambiente divertido y motivado. Se recomienda usar estas herramientas para hacer que los participantes se sientan cómodos y reciban la información correcta.

4. Compartir recursos efectivamente en Zoom

Las reuniones virtuales organizadas en Zoom ofrecen una gran ventaja en cuanto a los recursos que se pueden compartir. Esto nos ofrece la opción de cuidar el medio ambiente al no depender exclusivamente de la impresión de documentos. Compartir contenido mediante el uso de esta herramienta puede resultar complejo para ciertas personas. En este artículo referenciaremos algunas de las herramientas y pasos para comenzar a utilizar Zoom de forma eficaz con el compartir de recursos.

Alternativa 1: Compartir pantalla. Zoom ofrece la opción de compartir el contenido de su pantalla con el resto de usuarios. Esto se hace a través del acceso a la página de configuración y la selección de la opción ‘Compartir pantalla’, o a partir del icono ‘Compartir pantalla’ de la barra superior de la pantalla. Esta alternativa es ideal para mostrar documentos, vídeos, presentaciones, etc. Se encuentra limitada por una cuestión de memoria, ya que no puede compartir más contenido del que la computadora soporte.

Alternativa 2: Compartir archivos. Esta alternativa se abre una vez somos usuarios dentro de la reunión virtual. Esta opción se basa en la opción ‘Compartir archivos’ que se encuentra ubicado en la barra superior, entre el audio y video. Al seleccionar la opción, la computadora abrirá el explorador de archivos para que seleccionemos el material que deseamos compartir con la reunión.

Alternativa 3: Compartir enlace. Esta es la opción más fácil para compartir contenido. Basta con copiar el enlace del archivo que se desea compartir y pegarlo en la caja de texto. Una vez pegar el enlace, se generará una vista previa del documento que pueden visualizar los usuarios cuando hagan clic en dicho enlace. Esto se logra gracias al trabajo previo de configuración de seguridad que te permiten compartir recursos de forma segura sin exponerte a los hackers.

5. ¿Cómo administrar salas de reunión virtuales?

Administrar salas de reunión virtuales puede parecer una tarea abrumadora, pero una vez que se comprende el proceso, es realmente bastante simple. Estas son algunas cosas que hay que tener en cuenta al organizar reuniones en línea:

Comprender los diferentes tipos de reuniones virtuales. En general, hay dos tipos de reuniones virtuales: reuniones esporádicas y reuniones regulares. Para reuniones esporádicas, uno puede usar el software existente para conectarse con sus compañeros y discutir. Sin embargo, para reuniones regulares es necesario crear un equipo de trabajo o una sala de reuniones específicas. Al determinar el tipo de reunión, es necesario considerar la cantidad de usuarios y el nivel de seguridad requerido.

Elegir un lugar de reunión. Esto significa elegir un lugar seguro para sus reuniones virtuales. Los lugares adecuados incluyen un servidor en la nube o su propio sistema local. Para reuniones regulares, es posible crear una sala directamente en su equipo local, lo cuales significan un alto nivel de seguridad. La seguridad es esencial en reuniones virtuales para garantizar que la información discutida permanezca privada.

Tener en cuenta los recursos. Por último, se debe tener en cuenta el nivel de recurso que se requiere para llevar a cabo las reuniones virtuales. Esto incluye considerar los recursos utilizados para el audio, la visualización, la presentación de contenido y cualquier otro recurso que sea necesario para facilitar la reunión. Esto ayuda a minimizar el uso innecesario de los recursos y mejorar el flujo de la reunión.

6. Aprovechando los fondos de pantalla para un ambiente profesional

Uno de los principales elementos de la decoración de oficina puede ser el fondo de pantalla. Si eliges el fondo adecuado, puedes añadir un toque profesional a la habitación y hacer que sea más productiva y cómoda. Esto puede ser muy fácil si eliges los fondos adecuados. Aquí hay algunos consejos para aprovechar los fondos de pantalla para un ambiente profesional.

En primer lugar, elige temas profesionales para tu fondo de pantalla. Esto puede significar naturaleza, imágenes bien diseñadas, gráficos modernos, etc. Todo esto transmite una sensación de profesionalidad y ayuda a reducir el estrés. Evita escenas demasiado coloridas o llamativas, ya que estas pueden interrumpir tu productividad. Busca imágenes interesantes o abstractas que te inspiran para trabajar mejor.

En segundo lugar, elige un fondo de pantalla de alta calidad. Las imágenes comprimidas de baja calidad pueden desmejorar la apariencia general, por lo que es mejor optar por fotos de estudios tomadas con cámaras digitales e imágenes vectoriales. Esto proporcionará una mejor calidad visual para tu fondo de pantalla. Una vez que hayas encontrado una imagen de alta calidad, puedes aplicar filtros para difuminarla un poco y añadir tonos suaves. Esto ayudará a dar un efecto de profundidad y claridad a la escena.

7. ¿Qué más puedo hacer para maximizar mis reuniones en Zoom?

Organizando reuniones con anticipación. Si desea maximizar el tiempo de la reunión, asegúrese de tener bien preparado el objetivo, contenido y agenda antes de comenzar cualquier reunión. Puede implementar el seguimiento de las reuniones en una herramienta como Trello o JIRA para prever el tiempo asignado, el objetivo de la reunión y los temas a tratar. Esta información debe ser compartida con los asistentes antes de la reunión para ayudarlos a prepararse y ahorrar tiempo.

Activando herramientas para la reunión. Hay muchas maneras de maximizar el tiempo de la reunión con las herramientas de Zoom. Puedes usar la herramienta "Inícios anticipados" para que los participantes se unan a la hora acordada. Puede usar la opción "Compartir pantalla" para mostrar contenido a sus invitados en reuniones. El uso de la "Reacción" le ayuda a calcular la satisfacción de los invitados en tiempo real. También se pueden crear encuestas con la herramienta "Encuestas" para recoger el punto de vista y el entendimiento de los temas tratados por los invitados.

Utilizando recursos adicionales. Las reuniones en Zoom también pueden mejorarse con la adición de contenidos y herramientas externas. Se recomienda una herramienta como Mural o Padlet para optimizar el contenido de la reunión. Esto ayuda a recopilar y presentar el pensamiento de los invitados de manera más eficiente. Las herramientas como Dropbox o Google Drive mejoran la facilidad de compartir contenido con los invitados. Pacifica es una herramienta útil para solucionar problemas complejos e involucrar a numerosos participantes que están en diferentes ubicaciones.

En este artículo hemos visto cómo Zoom es una herramienta práctica y útil que ofrece muchos beneficios para facilitar tus reuniones. Aprovechando todas sus opciones de diseño de la manera correcta, tu reunión tendrá un proceso ágil y eficiente. Incentivar el uso de esta aplicación te llevará a cumplir con el objetivo de una reunión productiva y satisfactoria.